IT-Budget planen: So behalten KMU die Kosten im Griff

Ein IT-Budget besteht aus drei Teilen: laufenden Kosten für Lizenzen, Verträge und Betreuung, planbaren Ersatzinvestitionen für Hardware nach festen Zyklen und einem Posten für Projekte und Unvorhergesehenes. Wer diese drei Blöcke jährlich aufstellt und auf Basis eines Geräteinventars plant, vermeidet teure Notkäufe und kann Investitionen gezielt steuern.

Warum sich eine IT-Budgetplanung lohnt

Ohne Planung wird IT-Geld meist dann ausgegeben, wenn etwas kaputtgeht. Das ist doppelt teuer: Notkäufe erfolgen ohne Preisvergleich, und der Ausfall selbst kostet Arbeitszeit. Gleichzeitig bleiben sinnvolle Projekte liegen, weil nie Budget dafür vorgesehen war.

Eine Budgetplanung schafft drei Dinge: Die Geschäftsführung weiß, was IT im kommenden Jahr kostet. Ersatzbeschaffungen lassen sich über Jahre verteilen statt sich in einem Jahr zu ballen. Und es wird sichtbar, welche Kosten wirklich nötig sind und wo Lizenzen oder Verträge ungenutzt weiterlaufen.

Block 1: Laufende Kosten

Hier landet alles, was regelmäßig anfällt:

• Software-Abonnements: Microsoft 365, Fachanwendungen, CRM, Buchhaltung, Virenschutz, Backup-Speicher und andere SaaS-Dienste.
• Kommunikation: Internetanschluss, Mobilfunk, Telefonanlage.
• Betreuung: Support-Pauschale oder Kontingente, Wartungsverträge, Hosting.
• Verbrauch: Druckerverbrauchsmaterial, Kleinteile, Kabel, Headsets.

Viele dieser Posten werden pro Nutzer abgerechnet. Planen Sie deshalb mit der erwarteten Mitarbeiterzahl zum Jahresende, nicht mit der heutigen. Welche Betreuungsmodelle es gibt und was sie typischerweise kosten, beschreibt der Ratgeber IT-Support Kosten.

Block 2: Ersatzinvestitionen nach Lebenszyklus

Hardware hat eine begrenzte Nutzungsdauer. Übliche Richtwerte für den Austausch im Büroalltag:

• Laptops und Desktop-PCs: etwa 4 bis 5 Jahre
• Smartphones: etwa 3 bis 4 Jahre
• Server und Speichersysteme: etwa 5 bis 6 Jahre
• Firewall, Switches und Access-Points: etwa 5 bis 7 Jahre, abhängig vom Ende der Hersteller-Updates
• Batterien der USV: nach Herstellerangabe, oft nach 3 bis 5 Jahren

Aus dem Geräteinventar mit Kaufdatum ergibt sich, wie viele Geräte in welchem Jahr fällig werden. Verteilen Sie den Austausch möglichst gleichmäßig. Sonderfälle wie das Windows-10-Supportende zeigen, dass auch Softwarevorgaben Ersatz erzwingen können.

Block 3: Projekte und Rücklage

Projekte verändern Ihre IT: der Umstieg auf Cloud-Telefonie, eine CRM-Einführung, die Automatisierung eines Prozesses, eine neue Netzwerkverkabelung. Sammeln Sie Vorhaben aus allen Abteilungen, bewerten Sie sie nach Nutzen und Dringlichkeit und nehmen Sie die wichtigsten ins Budget auf.

Zusätzlich gehört eine Rücklage für Unvorhergesehenes ins Budget, etwa für defekte Geräte außerhalb der Garantie, kurzfristige Neueinstellungen oder Sicherheitsvorfälle. Wie hoch sie ausfällt, hängt davon ab, wie alt Ihre Ausstattung ist und wie viel Risiko Sie tragen wollen.

Wo sich Einsparungen verstecken

Bevor das Budget steigt, lohnt ein Blick auf vorhandene Kosten. Typische Einsparquellen sind:

• Lizenzen ohne Nutzer: Konten ausgeschiedener Mitarbeitender, die weiter abgerechnet werden.
• Zu große Tarife: Nicht jede Person braucht den umfangreichsten Microsoft-365-Tarif. Wie sich die Tarife unterscheiden, erklärt der Ratgeber Microsoft-365-Tarife.
• Doppelte Werkzeuge: zwei Videokonferenzlösungen, zwei Cloud-Speicher, mehrere Virenschutzprodukte.
• Alte Verträge: Telefon- und Internetanschlüsse mit Konditionen von vor vielen Jahren.
• Teure Reparaturen: Wer alte Geräte immer wieder reparieren lässt, zahlt oft mehr als für einen geplanten Austausch.

Das eingesparte Geld steht dann für Projekte zur Verfügung, die tatsächlich Nutzen bringen.

Kaufen, mieten oder leasen?

Hardware lässt sich kaufen, leasen oder als Service mieten. Kauf ist meist am günstigsten über die gesamte Laufzeit, bindet aber Kapital. Leasing und Miete verteilen die Kosten gleichmäßig und erzwingen einen regelmäßigen Austausch, sind aber über die Laufzeit oft teurer. Welche Variante steuerlich und bilanziell für Sie günstiger ist, klären Sie mit Ihrem Steuerberater.

Bei Software stellt sich die Frage meist nicht mehr, weil Hersteller überwiegend auf Abonnements setzen. Bei Microsoft-Lizenzen über einen CSP-Partner wählen Sie je nach Produkt zwischen monatlicher und jährlicher Laufzeit – mit Unterschieden bei Preis und Flexibilität.

In fünf Schritten zum ersten IT-Budget

Wenn Sie bisher ohne IT-Budget gearbeitet haben, gehen Sie so vor:

1. Ist-Kosten sammeln: Werten Sie die Buchhaltung des letzten Jahres aus. Alle Rechnungen für Hardware, Software, Telefonie, Internet und Dienstleister kommen in eine Liste, sortiert nach den drei Blöcken.
2. Inventar aufnehmen: Erfassen Sie alle Geräte mit Kaufdatum. Daraus ergibt sich, was in den nächsten Jahren ersetzt werden muss.
3. Verträge prüfen: Notieren Sie Laufzeiten, Kündigungsfristen und Preisanpassungen. Oft fallen dabei Leistungen auf, die niemand mehr nutzt.
4. Vorhaben sammeln: Fragen Sie Abteilungsleitungen, was sie im kommenden Jahr brauchen oder verbessern wollen, und bewerten Sie die Vorschläge gemeinsam.
5. Budget festlegen und verteilen: Legen Sie die Summe je Block fest und planen Sie größere Ausgaben auf Quartale. So sind sie auch in der Liquiditätsplanung sichtbar.

Der erste Durchgang kostet etwas Zeit. Ab dem zweiten Jahr müssen Sie im Wesentlichen nur noch aktualisieren. Eine gepflegte IT-Dokumentation liefert dafür die meisten Zahlen.

Kennzahlen, die bei der Steuerung helfen

Sie brauchen keine aufwendigen Berichte. Diese Werte genügen, um die Entwicklung im Blick zu behalten:

• IT-Kosten pro Arbeitsplatz und Jahr, getrennt nach laufenden Kosten und Investitionen
• Anteil der Geräte, die älter sind als der geplante Austauschzyklus
• Anzahl ungenutzter oder doppelter Lizenzen
• Ausgaben für ungeplante Reparaturen und Notkäufe

Vergleichen Sie diese Werte jährlich mit dem Vorjahr. Steigen die ungeplanten Ausgaben, ist das ein Hinweis auf überalterte Technik oder fehlende Wartung. Sinkt dagegen der Anteil alter Geräte und bleiben Notkäufe aus, zeigt das, dass die Planung greift. Besprechen Sie die Zahlen einmal im Jahr mit Ihrem IT-Dienstleister und leiten Sie daraus die Prioritäten für das nächste Budget ab.

So unterstützt STKom

STKom hilft Unternehmen aus Braunschweig, Wolfsburg und der Region, ihre IT-Kosten zu strukturieren: mit einer Bestandsaufnahme der Geräte und Lizenzen, einer Austauschplanung und einer Liste sinnvoller Projekte für die nächsten Jahre. Lizenzen prüfen wir dabei auf Einsparpotenzial. Mehr dazu auf der Seite IT-Beratung.