Was bedeutet SaaS?
SaaS (Software as a Service) bezeichnet Software, die ein Anbieter in seinem Rechenzentrum betreibt und als Dienst bereitstellt. Kunden nutzen sie über Browser oder App und zahlen eine laufende Gebühr, meist pro Nutzer und Monat.
Ob CRM, Buchhaltung, Telefonanlage oder Office: Ein großer Teil der Programme im Büro läuft heute als SaaS. Installiert, gewartet und aktualisiert wird beim Anbieter, nicht mehr im eigenen Serverraum.
Was sich gegenüber Kaufsoftware ändert
Statt einer einmaligen Lizenz plus Wartungsvertrag fällt eine regelmäßige Gebühr an. Updates erscheinen automatisch, eigene Server entfallen. Die Daten liegen beim Anbieter. Typische Beispiele sind Microsoft 365, HubSpot oder eine Cloud-Telefonanlage. Verwandte Modelle sind IaaS (gemietete Server) und PaaS (gemietete Entwicklungsplattformen).
Was das für einen Betrieb bedeutet
Ein Planungsbüro mit 15 Arbeitsplätzen ersetzt seinen alten Datei- und Mailserver schrittweise durch Cloud-Dienste. Die Investition in neue Server entfällt, dafür steigen die monatlichen Kosten. Neue Mitarbeitende erhalten am ersten Tag einen Zugang, ohne dass jemand Software installieren muss. Gleichzeitig wird die Internetleitung zur kritischen Komponente.
Prüfpunkte bei Vertrag und Auswahl
- Wo werden die Daten gespeichert, gibt es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung? - Wie kommen Sie bei einer Kündigung an Ihre Daten – und in welchem Format? - Welche Laufzeiten und Preisanpassungen sind vereinbart? - Gibt es eine API für die Anbindung anderer Systeme? - Ist ein eigenes Backup nötig, oder garantiert der Anbieter Wiederherstellung? Hinweise zum Datenstandort gibt der Ratgeber Cloud-Speicher in Deutschland.
Kein Selbstläufer
SaaS nimmt den Betrieb der Software ab, nicht aber die Verantwortung für Rechte, Konten und Daten. Abos sollten zentral erfasst werden, sonst entstehen Schattenlizenzen, die niemand nutzt.
Passt oft dazu
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Welche Programme wir betreuen und lizenzieren, zeigt die Seite Software.