Microsoft-365-Tarife erklärt: Welche Lizenz braucht Ihr Unternehmen?

Für die meisten Unternehmen mit bis zu 300 Mitarbeitenden passen die Business-Tarife von Microsoft 365: Basic für Mail und Teams im Browser, Standard mit installierten Office-Programmen, Premium zusätzlich mit Geräteverwaltung und erweitertem Schutz. Enterprise-Pläne (E3/E5) lohnen sich erst bei mehr als 300 Nutzern oder speziellen Compliance-Anforderungen. Entscheidend ist selten der „beste“ Tarif, sondern ein Mix, der zu den Rollen im Unternehmen passt.

Die vier Tariffamilien im Überblick

Microsoft gliedert das Angebot in Familien, die sich nach Unternehmensgröße und Arbeitsplatztyp richten:

• Business (Basic, Standard, Premium): für Unternehmen bis 300 Nutzer pro Tarif. Das ist die Familie, um die es im Mittelstand fast immer geht.
• Enterprise (E3, E5): ohne Nutzerobergrenze, mit erweiterten Compliance-, Analyse- und Sicherheitsfunktionen.
• Frontline (F1, F3): für Mitarbeitende ohne festen Schreibtisch, etwa in Produktion, Lager oder Außendienst – schlanke Lizenzen mit eingeschränktem Postfach und Office im Browser.
• Apps-Pläne (Microsoft 365 Apps for business/enterprise): nur die Office-Programme und OneDrive, ohne Exchange-Postfach und ohne Teams.

Dazu kommen Einzelprodukte wie Exchange Online Plan 1 oder Teams Essentials und Zusatzlizenzen (Add-ons), etwa für Telefonie, zusätzlichen Speicher oder Copilot.

Was hinter dem Begriff steckt, erklärt unser Glossar zu Microsoft 365.

Business Basic, Standard und Premium in einem Satz

Business Basic liefert ein Exchange-Postfach mit 50 GB, 1 TB OneDrive-Speicher, SharePoint und Teams – Word, Excel und Outlook laufen aber nur im Browser und als Mobil-App.

Business Standard ergänzt die installierbaren Desktop-Programme für Windows und Mac auf bis zu fünf PCs oder Macs pro Nutzer. Für typische Büroarbeitsplätze ist das der häufigste Tarif.

Business Premium enthält alles aus Standard plus Intune für die Geräteverwaltung, Entra ID P1 für bedingten Zugriff und Defender for Business als Endpoint-Schutz. Damit lassen sich Firmengeräte zentral einrichten, verlorene Laptops sperren und Anmeldungen nach Regeln absichern.

Den detaillierten Funktionsvergleich mit Tabelle finden Sie unter Business Basic vs. Standard vs. Premium.

Was kosten die Tarife?

Microsoft veröffentlicht Listenpreise pro Nutzer und Monat und passt sie regelmäßig an, zuletzt mit Preiserhöhungen für mehrere Business- und Enterprise-Pläne. Als grobe Orientierung (Stand 2026, netto, bei Jahreslaufzeit, Listenpreise können sich ändern):

• Business Basic liegt im einstelligen Euro-Bereich.
• Business Standard liegt typischerweise bei rund 12 bis 15 €.
• Business Premium liegt typischerweise bei rund 20 bis 25 €.
• E3 und E5 liegen deutlich darüber, E5 im Bereich von über 50 € pro Nutzer.

Den aktuellen, verbindlichen Preis nennen wir Ihnen im Angebot. Wichtiger als der Einzelpreis ist die Gesamtrechnung: Wer Premium nimmt, braucht oft keine separate Antiviren-Lizenz und kein zusätzliches Geräteverwaltungs-Tool mehr. Umgekehrt zahlt man mit Premium für Funktionen, die ohne Einrichtung niemandem nützen.

Laufzeit und Abrechnung: monatlich oder jährlich

Seit der Umstellung auf das sogenannte New Commerce Experience (NCE) gibt es bei den meisten Plänen zwei Laufzeiten:

• Jahreslaufzeit: günstigerer Preis, die Lizenzzahl kann während der Laufzeit erhöht, aber nicht reduziert werden. Abrechnung monatlich oder jährlich.
• Monatslaufzeit: flexibel kündbar zum Monatsende, dafür mit spürbarem Aufschlag auf den Listenpreis.

In der Praxis bewährt sich eine Mischung: Den festen Kern der Belegschaft auf Jahreslaufzeit, Saisonkräfte, Projektmitarbeitende und Auszubildende auf Monatslaufzeit. So zahlen Sie den Aufschlag nur dort, wo Flexibilität wirklich gebraucht wird. Bezogen werden die Lizenzen über einen Microsoft-Partner im CSP-Programm oder direkt bei Microsoft.

Teams-Varianten und Telefonie

In der EU verkauft Microsoft die Pakete inzwischen auch ohne Teams. Teams ist dann als eigene Lizenz erhältlich. Für Neukunden lohnt ein genauer Blick, welche Variante im Angebot steht, denn „mit Teams“ und „ohne Teams“ unterscheiden sich im Preis und im Funktionsumfang. Bestehende Verträge können meist in ihrer bisherigen Form verlängert werden.

Telefonieren über das öffentliche Netz ist in keinem Business-Tarif automatisch enthalten. Dafür braucht es die Zusatzlizenz Teams Phone und eine Anbindung an einen Telefonanbieter. Ob das sinnvoller ist als eine eigenständige Cloud-Telefonanlage, vergleichen wir unter Cloudya vs. Teams-Telefonie.

So sieht ein sinnvoller Lizenzmix aus

Nicht jeder Arbeitsplatz braucht dieselbe Lizenz. Ein typisches Bild in einem Unternehmen mit 40 Mitarbeitenden:

• Büro, Vertrieb und Verwaltung mit Excel-Arbeit: Business Standard oder Premium.
• Mitarbeitende in Werkstatt oder Lager, die nur Mails lesen, Dienstpläne ansehen und Teams nutzen: Business Basic oder F3.
• Geschäftsführung und Buchhaltung mit sensiblen Daten: Premium, damit Geräte verschlüsselt und Anmeldungen mit MFA und Regeln abgesichert sind.
• Funktionspostfächer wie info@ oder rechnung@: als freigegebenes Postfach ohne eigene Lizenz.

Wichtig: Manche Sicherheitsfunktionen wirken nur, wenn alle Nutzer sie haben. Wer Geräte zentral über Intune verwalten will, sollte das für alle verwalteten Geräte einplanen und nicht nur für einzelne Personen.

Typische Fehler beim Lizenzieren

• Lizenzen für ehemalige Mitarbeitende laufen weiter. Konten werden deaktiviert, die Lizenz bleibt zugewiesen und kostet jeden Monat.
• Zu hoch lizenziert: E3 oder E5 für Nutzer, die nur Mail und Teams brauchen.
• Zu niedrig lizenziert: Basic für Mitarbeitende, die täglich mit großen Excel-Dateien arbeiten und dann privat gekaufte Office-Versionen installieren.
• Doppelte Sicherheitsprodukte: Defender for Business ist in Premium enthalten und läuft trotzdem parallel zu einem separat bezahlten Virenschutz – ohne dass jemand die beiden aufeinander abstimmt.
• Kein Überblick über Laufzeiten: Bei Jahreslaufzeit lässt sich die Lizenzzahl erst zum Laufzeitende senken. Ohne Kalender verpasst man das Fenster.

Add-ons und KI: was zusätzlich kostet

Neben den Grundtarifen bietet Microsoft eine wachsende Zahl von Zusatzlizenzen an. Für den Mittelstand relevant sind vor allem:

• Teams Phone für Telefonie, oft mit einer separaten Anbindung an einen Telefonanbieter.
• Zusätzlicher Speicher für SharePoint, wenn der im Tenant enthaltene Speicher nicht reicht.
• Microsoft 365 Copilot als KI-Assistent in Word, Excel, Outlook und Teams. Ein einfacher KI-Chat ist in vielen Tarifen bereits enthalten, die volle Integration in Ihre Dokumente und Postfächer ist eine kostenpflichtige Zusatzlizenz, die je nach Variante spürbar ins Gewicht fällt.
• Erweiterte Sicherheits- und Compliance-Pakete, die einzelne E5-Funktionen für Business-Tarife nachrüsten.

Bei Copilot gilt: Der Assistent sieht alles, worauf der jeweilige Nutzer Zugriff hat. Sind Berechtigungen in SharePoint und Teams zu großzügig vergeben, findet Copilot auch Dateien, die nie für diese Person gedacht waren. Ein Rechte-Check gehört deshalb vor die Freischaltung.

So unterstützt STKom

Wir beziehen Microsoft-Lizenzen als CSP-Partner und beraten vorher, welcher Tarif für welche Rolle passt. Bestehende Tenants schauen wir uns im Rahmen eines Lizenzreviews an: Wer hat welche Lizenz, was wird genutzt, wo laufen Laufzeiten aus. Danach richten wir die Funktionen, für die Sie bezahlen, auch ein – zum Beispiel Geräteverwaltung und Anmelderegeln in Business Premium.

Mehr dazu auf unserer Seite zu Microsoft-Lizenzen und zur Einführung von Microsoft 365.