Was kostet IT-Support für ein mittelständisches Unternehmen?

IT-Support wird in drei Modellen abgerechnet: nach Aufwand pro Stunde, über vorab gekaufte Stundenkontingente oder als monatliche Pauschale pro Arbeitsplatz. Stundensätze liegen im Markt typischerweise bei 80 bis 150 € netto, Pauschalen bei etwa 30 bis 100 € pro Arbeitsplatz und Monat – je nachdem, was enthalten ist. Entscheidend ist nicht der Einzelpreis, sondern was Sie für das Geld bekommen und wie gut sich die Kosten planen lassen.

Die drei Abrechnungsmodelle im Überblick

Abrechnung nach Aufwand

Sie rufen an, wenn etwas nicht funktioniert, und bezahlen die Zeit, die der Techniker braucht. Abgerechnet wird meist im 15-Minuten-Takt, Vor-Ort-Einsätze kommen mit einer Anfahrtspauschale dazu. Das Modell ist einfach und hat keine Grundkosten. Der Haken: Es belohnt niemanden dafür, dass Probleme gar nicht erst entstehen.

Stundenkontingent

Sie kaufen ein Paket, zum Beispiel 10, 25 oder 50 Stunden, und rufen es nach Bedarf ab. Der Stundensatz fällt im Kontingent meist etwas niedriger aus als bei Einzelabrechnung, und Sie haben ein festes Budget. Fragen Sie, ob nicht verbrauchte Stunden verfallen und in welchem Takt abgebucht wird.

Monatliche Pauschale

Bei Managed Services zahlen Sie einen festen Betrag pro Arbeitsplatz, Nutzer oder Gerät. Darin stecken laufende Leistungen wie Monitoring, Patch-Management und eine definierte Menge Support. Die Kosten sind gut planbar, und der Dienstleister hat ein eigenes Interesse daran, dass Ihre Systeme stabil laufen.

Marktspannen: womit Sie 2026 rechnen sollten

Die folgenden Werte sind Marktwerte aus der Region und keine Preise von STKom. Sie hängen stark von Leistungsumfang, Qualifikation und Vertragsdetails ab.

• Stundensatz IT-Techniker: liegt typischerweise bei 80 bis 150 € netto. Spezialisierte Leistungen wie Netzwerk-, Sicherheits- oder Datenbankarbeiten liegen eher am oberen Ende.
• Anfahrt: wird oft pauschal je Einsatz berechnet, abhängig von der Entfernung. Fragen Sie, ob Fahrzeit zusätzlich zählt.
• Pauschale pro Arbeitsplatz: liegt typischerweise bei 30 bis 100 € netto im Monat. Am unteren Ende ist meist nur Überwachung enthalten, am oberen Ende auch unbegrenzter Fernsupport, Virenschutz und Backup-Kontrolle.
• Server und Netzwerkgeräte: werden in Pauschalmodellen oft separat bepreist, weil Wartung und Überwachung dort aufwändiger sind.

Lizenzen für Software wie Microsoft 365, Virenschutz oder Backup-Speicher kommen in allen Modellen hinzu. Seriöse Angebote weisen sie getrennt aus.

Welche Kosten oft übersehen werden

Ein Angebot mit niedrigem Stundensatz ist nicht automatisch günstiger. Achten Sie auf diese Posten:

• Projekte außerhalb der Pauschale: Neue Rechner einrichten, Server tauschen oder Standorte anbinden ist in den meisten Pauschalen nicht enthalten.
• Einrichtungsgebühr: Viele Dienstleister berechnen eine einmalige Übernahme, in der sie Ihre Umgebung erfassen und dokumentieren. Das ist sinnvoll, sollte aber transparent beziffert sein.
• Abrechnungstakt: Ob ein Fünf-Minuten-Anruf mit 15 Minuten oder einer vollen Stunde abgerechnet wird, macht übers Jahr einen deutlichen Unterschied.
• Ausfallzeit Ihrer Mitarbeitenden: Der größte Kostenblock steht auf keiner Rechnung. Wenn zehn Leute zwei Stunden nicht arbeiten können, ist das teurer als fast jeder Support-Einsatz.
• Wissen im Kopf einer Person: Fehlt eine IT-Dokumentation, zahlen Sie bei jedem neuen Techniker die Einarbeitung mit.

Was den Preis nach oben oder unten treibt

Die Zahl der Arbeitsplätze ist nur ein Faktor. Mindestens genauso wichtig ist, wie einheitlich Ihre IT aufgebaut ist. Zwanzig gleiche Laptops mit zentraler Verwaltung sind schneller betreut als zwanzig Rechner unterschiedlichen Alters mit individuell installierter Software.

Preistreiber sind außerdem eigene Server im Haus, mehrere Standorte, Fachanwendungen mit Sonderwünschen und alte Systeme, für die es keine Sicherheitsupdates mehr gibt. Wer zum Beispiel noch Rechner mit Windows 10 betreibt, hat seit dem Supportende mehr Aufwand und mehr Risiko.

Kostendämpfend wirken eine aktuelle Hardware-Basis, Cloud-Dienste statt eigener Server, eine saubere Rechteverwaltung und ein Ticketsystem, über das Anfragen strukturiert eingehen statt per Zuruf.

Rechenbeispiel: ein Büro mit 15 Arbeitsplätzen

Ein vereinfachtes Beispiel zeigt, wie sich die Modelle unterscheiden. Die Werte sind angenommene Marktwerte zur Veranschaulichung, keine Preise von STKom.

Angenommen, ein Büro mit 15 Arbeitsplätzen und einem kleinen Server braucht im Jahr rund 40 Stunden Support. Bei einem Stundensatz von 110 € netto ergibt das etwa 4.400 € – plus Anfahrten für einige Vor-Ort-Termine. Nicht enthalten sind dabei Updates, Backup-Kontrolle und Überwachung, weil niemand sie beauftragt hat. Werden diese Aufgaben ebenfalls nach Aufwand erledigt, kommen schnell weitere 20 bis 30 Stunden hinzu.

Eine Pauschale von 60 € pro Arbeitsplatz und Monat ergibt für dasselbe Büro rund 10.800 € im Jahr. Das klingt zunächst deutlich teurer. Ob es das ist, hängt vom Inhalt ab: Sind Fernsupport ohne Stundenbegrenzung, Virenschutz-Verwaltung, Patch-Management und Monitoring enthalten, ersetzt die Pauschale einen großen Teil der Einzelleistungen – und senkt das Risiko eines längeren Ausfalls.

Die Rechnung zeigt vor allem eines: Ein Vergleich ist nur sinnvoll, wenn Sie gleiche Leistungen nebeneinanderlegen. Ein Jahr mit einem Serverausfall oder einem Sicherheitsvorfall kann die Bilanz des Aufwandsmodells komplett drehen.

Wie Sie Angebote fair vergleichen

Legen Sie mehreren Anbietern dieselbe Ausgangslage vor: Anzahl Arbeitsplätze, Server, Standorte, eingesetzte Software und Ihre Erwartungen an Erreichbarkeit. Bitten Sie dann um eine Aufstellung, die diese Fragen beantwortet:

1. Was genau ist in der Pauschale enthalten, und was wird extra berechnet?
2. In welchem Takt wird Aufwand abgerechnet, und wie wird Anfahrt berechnet?
3. Zu welchen Zeiten ist der Support erreichbar?
4. Welche Laufzeit und Kündigungsfrist hat der Vertrag?
5. Wem gehört die Dokumentation, und wird sie bei Vertragsende übergeben?

Rechnen Sie die Angebote auf ein Jahr hoch und setzen Sie einen realistischen Anteil für Projekte an. Erst dann sehen Sie, welches Modell für Sie tatsächlich günstiger ist. Eine Hilfe zur Jahresplanung finden Sie im Ratgeber IT-Budget planen.

Welches Modell passt zu welchem Unternehmen?

Abrechnung nach Aufwand passt zu sehr kleinen Büros mit wenigen Geräten, die selten Probleme haben und überwiegend Standardsoftware nutzen. Kontingente eignen sich, wenn der Bedarf schwankt, Sie aber ein festes Budget wollen. Ab etwa zehn Arbeitsplätzen, mit eigenem Server oder wenn Ausfälle direkt Umsatz kosten, lohnt sich meist ein Pauschalmodell – weil vorbeugende Wartung dort fester Bestandteil ist.

Eine ausführliche Gegenüberstellung lesen Sie im Ratgeber Managed Services oder Support auf Zuruf.

So unterstützt STKom

STKom betreut seit 2002 Unternehmen aus Braunschweig, Wolfsburg und der Region, heute über 500. Wir bieten Support nach Aufwand, über Kontingente oder als laufende Betreuung an und erstellen Ihnen nach einer kurzen Bestandsaufnahme ein Angebot, das Sie Posten für Posten nachvollziehen können. Erreichbar sind wir Mo–Do von 8:30 bis 17:00 Uhr und Fr von 8:30 bis 15:30 Uhr. Alle Details finden Sie auf der Seite IT-Support.