Cloudya Erfahrungen: Was Sie vor der Entscheidung wissen sollten

Kurz gesagt: Cloudya ist eine vollwertige Telefonanlage aus der Cloud mit Apps für Windows, macOS, Browser, iOS und Android. Rufgruppen, Warteschleife, Sprachmenü, Voicemail per E-Mail und Zeitsteuerung gehören zum Funktionsumfang. Wie gut es im Alltag läuft, hängt vor allem von drei Dingen ab: einer sauberen Einrichtung, einem stabilen Netzwerk und kurzer Schulung der Mitarbeitenden.

Was Cloudya ist

Cloudya ist ein Produkt von NFON, einem Anbieter von Cloud-Telefonie. Die Telefonanlage läuft in Rechenzentren in Deutschland, im Büro steht kein eigener Kasten mehr. Mitarbeitende telefonieren über die Cloudya-App am PC, im Browser oder auf dem Smartphone – oder über klassische Tischtelefone, die an der Anlage angemeldet sind. Ein Nutzer kann bis zu fünf Geräte gleichzeitig verwenden, ein Anruf klingelt dann überall.

Verwaltet wird die Anlage über ein Web-Portal. Dort legen Administratoren Nutzer, Rufgruppen, Ansagen und Zeitpläne an. Bei STKom übernehmen wir das für Sie, wenn Sie es nicht selbst machen möchten.

Die Funktionen im Überblick

Diese Funktionen nutzen unsere Kunden im Alltag am häufigsten:

• HD-Telefonie mit dem Codec G.722 für klare Sprache (HD Voice)
• Rufgruppen mit Verteilung nach Reihenfolge, gleichzeitig oder nach Priorität
• Warteschleife mit Ansagen, Musik und maximaler Wartezeit
• Sprachmenü (IVR) zum Verteilen von Anrufen
• Voicemail per E-Mail als Audiodatei im Postfach
• Zeitsteuerung für Abende, Wochenenden und Feiertage
• Fax per E-Mail als PDF
• Präsenzstatus und Firmenverzeichnis in der App
• Auswertungen zu Annahmequote und Wartezeiten
• Verschlüsselte Übertragung über SIPS/SRTP

Die Anbindung an Outlook oder ein CRM richten wir auf Wunsch über die TAPI-Integration ein.

Was sich im Alltag bewährt

Was wir aus Einführungen mitnehmen, ohne daraus Versprechen zu machen: Am meisten geschätzt wird meist die Flexibilität. Mitarbeitende im Homeoffice telefonieren mit der Büronummer, Außendienstler sind über die Smartphone-App erreichbar, und Rufumleitungen stellt jeder selbst in der App ein. Die Zentrale profitiert von Rufgruppen und Zeitsteuerung, weil Anrufe in der Mittagspause oder nach Feierabend nicht mehr ins Leere laufen.

Wichtig ist, dass die Regeln von Anfang an durchdacht sind. Eine Anlage ist nur so gut wie ihre Konfiguration – deshalb planen wir Rufgruppen und Ansagen gemeinsam mit Ihnen, bevor wir sie einrichten.

Typische Fragen aus der Praxis

Diese Themen kommen nach der Einführung am häufigsten bei uns an – mit kurzer Einordnung:

• „Ich höre nichts“ oder „man hört mich nicht“: Meist ist das Mikrofon stummgeschaltet, der Browser hat keine Freigabe oder das falsche Headset ist ausgewählt. Hilfe unter Audio & Headset.
• „Wie leite ich aufs Handy um?“: In der App unter Rufumleitung, sofort, bei besetzt oder bei Nichtannehmen. Anleitung unter Rufumleitung.
• „Die App klingelt auf dem Handy nicht“: Häufig fehlen Berechtigungen für Benachrichtigungen oder der Energiesparmodus bremst die App.
• „Ton bricht ab“: Fast immer eine Netzwerkfrage – WLAN, Router oder Auslastung der Leitung. Der Ratgeber VoIP-Sprachqualität hilft beim Eingrenzen.

Weitere Lösungen sammelt die Seite Problembehebung.

Einrichtung: die halbe Miete

Ob jemand von „guten“ oder „schlechten“ Erfahrungen mit einer Telefonanlage spricht, hängt erfahrungsgemäß weniger an der Plattform als an der Einrichtung. Typische Stolpersteine: Rufgruppen ohne Vertretungsregel, eine Warteschleife ohne maximale Wartezeit, fehlende Feiertagsansagen oder ein Router, der Sprachdaten nicht bevorzugt behandelt.

Deshalb planen wir vor der Einrichtung gemeinsam, wer welche Anrufe annimmt, was nach Feierabend passiert und welche Ansagen laufen. Für Ansagen gibt der Ratgeber Warteschleife und IVR richtig einrichten praktische Hinweise.

Was STKom dazu beiträgt

Cloudya ist die Plattform, wir sind der Dienstleister davor. Wir machen die Bestandsaufnahme, portieren Ihre Nummern ohne Zusatzkosten, richten Rufgruppen und Ansagen ein, liefern Telefone vorkonfiguriert und kommen am Umschalttag vorbei. Danach helfen wir persönlich, Mo–Do 8:30–17:00 und Fr bis 15:30. Der Vertrag ist monatlich kündbar, das Angebot erstellen wir individuell nach Nutzern, Rufnummern und Funktionen.