Was kostet eine Telefonanlage für Ihr Unternehmen?

Eine Cloud-Telefonanlage kostet am Markt typischerweise zwischen 5 und 25 € netto pro Nutzer und Monat, je nach Funktionsumfang. Eine Anlage vor Ort verursacht dagegen vor allem einmalige Kosten für Hardware und Einrichtung, dazu Wartung und Leitungsgebühren. Entscheidend ist nicht der Einstiegspreis, sondern die Summe über fünf Jahre einschließlich Endgeräten, Einrichtung und Betreuung.

Die vier Kostenblöcke einer Telefonanlage

Egal ob Cloud oder Kasten im Serverraum – jede Telefonanlage setzt sich aus denselben vier Blöcken zusammen. Wer Angebote vergleicht, sollte sie getrennt betrachten, sonst vergleicht man Äpfel mit Birnen.

1. Die Anlage selbst: bei der Cloud eine monatliche Gebühr pro Nutzer, bei einer Anlage vor Ort die Anschaffung von Hardware und Lizenzen.
2. Endgeräte: Tischtelefone, DECT-Mobilteile, Headsets – oder nur Apps auf PC und Smartphone.
3. Einrichtung und Umstellung: Planung, Konfiguration von Rufgruppen und Sprachmenü, Portierung der Rufnummern, Schulung.
4. Laufender Betrieb: Gesprächsgebühren oder Flatrates, Leitung bzw. SIP-Trunk, Wartung, Updates und Support.

Viele Angebote wirken günstig, weil einer dieser Blöcke fehlt oder klein gerechnet ist. Fragen Sie deshalb immer nach allen vier Positionen.

Cloud-Telefonanlage: Kosten pro Nutzer und Monat

Bei der Cloud-Telefonie mieten Sie die Anlage. Der Anbieter betreibt die Technik in seinem Rechenzentrum, Sie zahlen pro Nutzer und Monat. Updates, Sicherheits-Patches und neue Funktionen sind enthalten.

Am Markt liegen Basistarife typischerweise bei 5 bis 10 € netto pro Nutzer und Monat. Für eine vollständige Anlage mit Rufgruppen, Warteschleifen, Sprachmenü, Konferenzen und CRM-Anbindung liegen die Kosten typischerweise bei 15 bis 25 € pro Nutzer. Gesprächsminuten ins deutsche Fest- und Mobilnetz sind bei vielen Anbietern als Flatrate enthalten, Auslandsgespräche meist nicht.

Achten Sie auf drei Punkte:

• Was ist im Grundpreis enthalten? Manche Anbieter verkaufen Warteschleife, Sprachmenü oder Auswertungen als Aufpreis-Module.
• Laufzeit: Zwischen monatlich kündbar und 24 oder 36 Monaten Bindung ist am Markt alles zu finden.
• Zusatznummern und Kanäle: Rufnummernblöcke, Fax-Nummern und gleichzeitige Gespräche können extra kosten.

Anlage vor Ort: Anschaffung, Wartung, Leitung

Eine Telefonanlage vor Ort – ob klassische Hardware oder Software-Anlage auf einem eigenen Server – kaufen Sie einmal. Für kleine Anlagen mit 10 bis 20 Nebenstellen liegen die Anschaffungskosten am Markt oft im Bereich von 2.000 bis 8.000 € einschließlich Einrichtung, größere Systeme mit mehreren Standorten deutlich darüber.

Dazu kommen laufende Posten, die gern übersehen werden:

• Wartungsvertrag: für Updates, Fehlerbehebung und Fernwartung, oft als Monats- oder Jahrespauschale.
• SIP-Trunk: Die Anlage braucht einen Telefonieanschluss beim Netzbetreiber. Dafür fallen monatliche Grundgebühren und je nach Tarif Gesprächskosten an.
• Strom, Platz und Ersatzteile: Die Anlage läuft rund um die Uhr, idealerweise an einer USV.
• Lebensende: Nach einigen Jahren laufen Hersteller-Updates aus. Dann steht eine Neuanschaffung an – auch wenn die Hardware noch funktioniert.

Endgeräte: Was Telefone und Headsets kosten

Endgeräte sind bei beiden Varianten ein eigener Posten. Typische Marktwerte netto pro Stück:

• Einfaches IP-Tischtelefon: etwa 60 bis 150 €
• Komfort-Telefon mit Farbdisplay und Tastenmodul: etwa 150 bis 350 €
• DECT-Mobilteil: etwa 60 bis 150 €, dazu Basisstationen; größere Gebäude brauchen mehrere Basen
• Headset: einfache kabelgebundene Modelle ab etwa 50 €, schnurlose Profi-Headsets bis etwa 300 €

Bei Cloud-Anlagen können Sie Endgeräte oft reduzieren: Wer ohnehin am PC arbeitet, telefoniert über ein Softphone mit Headset. Ein Tischtelefon braucht dann nur noch, wer es wirklich will – etwa am Empfang. Vorhandene SIP-Telefone lassen sich häufig weiterverwenden. Welche Geräte sich bewährt haben, sehen Sie unter Telefonie-Hardware.

Rechenbeispiel: 10 Arbeitsplätze über 5 Jahre

Ein vereinfachtes Beispiel mit angenommenen Marktwerten zeigt, warum der Monatspreis allein wenig aussagt. Die Zahlen sind keine Angebote und keine Preise von STKom, sondern Annahmen zur Veranschaulichung.

Cloud-Telefonanlage, 10 Nutzer:

• Anlage: 10 Nutzer × 18 € × 60 Monate = 10.800 €
• Endgeräte: 10 × 150 € = 1.500 €
• Einrichtung einmalig: angenommen 1.000 €
• Summe über 5 Jahre: rund 13.300 €

Anlage vor Ort, 10 Nebenstellen:

• Anlage inklusive Einrichtung: angenommen 6.000 €
• Endgeräte: 10 × 150 € = 1.500 €
• Wartung: angenommen 40 € × 60 Monate = 2.400 €
• SIP-Trunk: angenommen 30 € × 60 Monate = 1.800 €
• Summe über 5 Jahre: rund 11.700 €

Auf dem Papier liegen beide Varianten nah beieinander. Den Unterschied machen Dinge, die keine Rechnung zeigt: Bei der Cloud sind Homeoffice, Smartphone-App und Updates inklusive, Sie können monatlich Nutzer hinzufügen oder abbauen, und nach fünf Jahren steht keine Neuanschaffung an. Die Anlage vor Ort kann sich lohnen, wenn sie bereits bezahlt ist und noch Updates bekommt. Mehr dazu im Vergleich Cloud-Telefonanlage vs. Hardware.

So vergleichen Sie Angebote richtig

Bitten Sie jeden Anbieter um ein Angebot auf derselben Grundlage. Diese Fragen helfen:

• Wie hoch sind die Gesamtkosten über 36 und über 60 Monate, inklusive Endgeräten und Einrichtung?
• Welche Funktionen sind im Grundpreis enthalten, welche kosten extra?
• Wie lange ist die Vertragslaufzeit, wie sind die Kündigungsfristen?
• Was kostet die Mitnahme Ihrer bestehenden Rufnummern?
• Wer richtet die Anlage ein, wer schult die Mitarbeitenden, wer ist am Umschalttag erreichbar?
• Wo stehen die Server, und gibt es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach DSGVO?

Ein seriöser Anbieter beantwortet diese Fragen schriftlich. Wenn Sie die Umstellung konkret planen, hilft unsere Checkliste zur Umstellung der Telefonanlage.