Cloud-Telefonanlage: Anbieter richtig vergleichen

Kurz gesagt: Vergleichen Sie nicht nur den Grundpreis, sondern Laufzeit, enthaltene Funktionen, Server-Standort, Kosten für Portierung und Endgeräte sowie die Frage, wer die Umstellung durchführt. Der günstigste Tarif ist selten die günstigste Anlage, wenn Warteschleife, Sprachmenü oder CRM-Anbindung extra kosten.

Drei Wege zur Cloud-Telefonanlage

Grundsätzlich gibt es drei Bezugswege. Erstens direkt beim Plattformanbieter, also online bestellen und selbst einrichten. Zweitens über einen Partner, der eine Plattform einrichtet, die Umstellung übernimmt und danach betreut. Drittens Telefonie in einer Software, die Sie ohnehin nutzen, vor allem Microsoft Teams. Was eine Cloud-Telefonanlage grundsätzlich von einer Anlage im Haus unterscheidet, beschreibt der Ratgeber Cloud-Telefonanlage vs. Hardware.

Preis und Vertrag genau lesen

Abgerechnet wird fast immer pro Nutzer und Monat. Achten Sie darauf, was „Nutzer“ heißt – manche Anbieter berechnen zusätzlich Rufgruppen, Warteschleifen oder Faxnummern. Prüfen Sie die Mindestlaufzeit: Zwischen monatlich kündbar und 24 Monaten ist alles üblich. Bei Gesprächskosten unterscheiden sich Flatrates, Minutenpakete und Einzelabrechnung, besonders bei Anrufen ins Mobilfunknetz und ins Ausland.

Weitere Posten sind Einrichtungsgebühren, Kosten für die Rufnummernportierung und Endgeräte. Eine vollständige Anlage mit Rufgruppen, Warteschleifen und Sprachmenü liegt marktüblich bei rund 15 bis 25 € pro Nutzer und Monat, je nach Tarif und Hardware.

Funktionen, die im Alltag zählen

Wichtiger als lange Funktionslisten ist die Frage, welche Funktionen im gewählten Tarif enthalten sind. Für die meisten Unternehmen gehören dazu: Rufgruppen, Warteschleife mit Ansage, Sprachmenü (IVR), Zeitsteuerung für Feiertage und Mittagspause, Voicemail per E-Mail, Apps für PC und Smartphone sowie Auswertungen.

Prüfen Sie außerdem die Anbindung an Outlook und CRM: Öffnet sich bei einem Anruf die Kundenakte? Lässt sich per Klick wählen? Hier unterscheiden sich Anbieter deutlich.

Datenschutz, Qualität und Ausfallsicherheit

Fragen Sie nach dem Server-Standort und einem Auftragsverarbeitungsvertrag. Gesprächsdaten sind personenbezogen. Klären Sie, ob Gespräche verschlüsselt übertragen werden und wie die Anlage reagiert, wenn Ihr Internet ausfällt – idealerweise werden Anrufe dann automatisch auf hinterlegte Ziele wie Mobiltelefone umgeleitet.

Die Sprachqualität hängt stark von Ihrem Anschluss und Netzwerk ab. Ein guter Anbieter prüft vorab Bandbreite und Router, statt nur Lizenzen zu verkaufen.

Umstellung und Betreuung

Der kritischste Moment ist der Umschalttag. Wer beantragt die Portierung, wer konfiguriert die Telefone, wer ist da, wenn am ersten Morgen etwas nicht klingelt? Bei reinen Online-Anbietern erledigen Sie das selbst oder über eine Hotline. Ein Partner in der Region kann vorbeikommen. Die Checkliste zur Umstellung hilft bei der Vorbereitung.

Fragen für das Angebotsgespräch

Diese Fragen helfen, Angebote vergleichbar zu machen:

1. Welche Funktionen sind im Preis pro Nutzer enthalten, welche kosten extra?
2. Welche Mindestlaufzeit und Kündigungsfrist gelten?
3. Wie werden Gespräche ins Festnetz, Mobilfunknetz und Ausland abgerechnet?
4. Wo stehen die Server, und gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag?
5. Wer beantragt die Portierung, und was kostet sie?
6. Welche vorhandenen Telefone lassen sich weiterverwenden?
7. Wer ist am Umschalttag erreichbar, und wie läuft der Support danach?
8. Wie lässt sich die Anlage an Outlook und CRM anbinden?

Lassen Sie sich die Antworten schriftlich geben. So erkennen Sie schnell, ob ein günstiger Grundpreis durch Zusatzposten wieder aufgezehrt wird.

So unterstützt STKom

Wir richten Cloud-Telefonie mit Cloudya von NFON ein: individuelles Angebot nach Nutzerzahl und Funktionsumfang, monatlich kündbar, Server in Deutschland, Portierung ohne Zusatzkosten. Die Umstellung dauert 3 bis 5 Wochen, am Umschalttag sind wir vor Ort. Wenn Sie bereits Angebote anderer Anbieter haben, legen wir sie gern nebeneinander. Mehr zum Wechsel unter Telefonanlage wechseln.