IT-Dienstleister wechseln: So gelingt die Übergabe ohne Ausfall

Ein Wechsel des IT-Dienstleisters gelingt reibungslos, wenn Sie zuerst alle Zugänge und Verträge auf Ihr Unternehmen sichern, dann die Dokumentation einfordern und erst danach kündigen. Der neue Partner erfasst die Umgebung, bevor er Verantwortung übernimmt. Rechnen Sie für eine Übergabe in einem mittelständischen Unternehmen mit einigen Wochen Vorlauf.

Gute Gründe für einen Wechsel

Ein Wechsel ist kein Selbstzweck. Häufige Anlässe sind:

• Anfragen bleiben lange liegen, und niemand meldet sich mit einem Zwischenstand.
• Es gibt keine Dokumentation, oder sie wird Ihnen nicht ausgehändigt.
• Der Dienstleister ist auf einzelne Personen angewiesen, deren Wissen nicht geteilt wird.
• Neue Themen wie Cloud-Telefonie, CRM oder Automatisierung kann der bisherige Partner nicht abdecken.
• Rechnungen sind schwer nachvollziehbar, Leistungen nicht klar beschrieben.
• Ihr Unternehmen ist gewachsen, und das Betreuungsmodell passt nicht mehr.

Wenn Sie unsicher sind, ob ein Wechsel nötig ist, hilft ein klärendes Gespräch mit dem bisherigen Dienstleister oft mehr als eine Kündigung. Halten Sie Ihre Erwartungen schriftlich fest – das brauchen Sie ohnehin für den neuen Partner.

Schritt 1: Zugänge und Eigentum sichern

Der wichtigste Schritt kommt vor der Kündigung. Prüfen Sie, ob Ihr Unternehmen selbst Inhaber und Administrator aller wesentlichen Konten ist:

• Domain und DNS: Wer ist Inhaber Ihrer Domain beim Registrar? Haben Sie eigene Zugangsdaten?
• Microsoft 365 und andere Cloud-Dienste: Gibt es ein globales Administratorkonto, das auf Ihr Unternehmen läuft und nicht auf eine Person des Dienstleisters?
• Firewall, Router, Switches und WLAN: Liegen die Administratorpasswörter bei Ihnen?
• Server und Datensicherung: Haben Sie Zugriff auf Backups und Verschlüsselungsschlüssel?
• Lizenzen: Wo wurden Lizenzen gekauft, und auf wen laufen sie?
• Hersteller-Portale: Telefonanlage, Virenschutz, Drucker-Management, Fachsoftware.

Was hier fehlt, ist später nur mit Aufwand zu beschaffen. Ein Passwortmanager mit Firmenzugriff ist der richtige Ort für diese Daten.

Schritt 2: Dokumentation einfordern

Bitten Sie Ihren bisherigen Dienstleister schriftlich um eine vollständige Übergabe-Dokumentation. Sie sollte mindestens enthalten: Netzwerkplan mit IP-Bereichen, Liste aller Server und Geräte, installierte Software und Lizenzen, Datensicherungskonzept, Konfiguration von Firewall und VPN sowie alle laufenden Verträge mit Dritten.

Prüfen Sie Ihren Vertrag: Häufig ist geregelt, dass die Dokumentation dem Kunden gehört. Wenn nicht, sollte Ihr nächster Vertrag das ausdrücklich festhalten. Warum eine gepflegte Dokumentation auch im Alltag Geld spart, lesen Sie im Ratgeber IT-Dokumentation.

Schritt 3: Verträge und Fristen prüfen

Notieren Sie für jeden Vertrag Laufzeit, Kündigungsfrist und Vertragspartner. Typische Kandidaten sind der Betreuungsvertrag selbst, Wartungsverträge für Hardware, Leasing, Softwarewartung, Backup-Speicher, Telefonanlage und Internetanschluss.

Achten Sie besonders auf Leistungen, die Ihr Dienstleister weiterverkauft. Lizenzen über einen CSP-Partner lassen sich zum Beispiel zu einem anderen Partner übertragen, Laufzeiten und Kündigungsregeln der jeweiligen Lizenz gelten aber weiter. Kündigen Sie nicht alles gleichzeitig, sondern in einer Reihenfolge, die keine Lücke entstehen lässt.

Den richtigen Zeitpunkt wählen

Planen Sie den Wechsel möglichst nicht in die Wochen vor einem Jahresabschluss, einer Messe, einem Umzug oder einer anderen Phase, in der Ihre IT besonders gefordert ist. Ideal ist ein ruhiger Zeitraum, in dem Ihr Team kleinere Umstellungen verkraften kann.

Rechnen Sie rückwärts: Kündigungsfrist des alten Vertrags, Vorlauf für die Bestandsaufnahme, eine kurze Parallelphase. Daraus ergibt sich, wann Sie spätestens mit der Suche nach einem neuen Partner beginnen sollten. Wer erst kurz vor Ablauf der Frist kündigt, gerät unter Zeitdruck – und genau dann gehen Details verloren.

Schritt 4: Bestandsaufnahme durch den neuen Partner

Bevor der neue Dienstleister Verantwortung übernimmt, sollte er Ihre Umgebung selbst erfassen – unabhängig von der übergebenen Dokumentation. Dabei zeigt sich, was tatsächlich läuft: welche Geräte im Netz hängen, wie alt sie sind, ob Datensicherungen funktionieren und wo Sicherheitslücken bestehen.

Aus der Bestandsaufnahme entstehen zwei Listen: dringende Punkte, die sofort angegangen werden sollten, etwa fehlende Updates oder nicht funktionierende Backups, und Punkte für die mittelfristige Planung. Beides gehört in ein schriftliches Ergebnis, das Ihnen gehört.

Schritt 5: Übergabe und Parallelphase

Idealerweise gibt es eine kurze Überschneidung, in der beide Dienstleister erreichbar sind. Der neue Partner richtet seine Werkzeuge ein, etwa Monitoring und Fernwartung, ändert alle Administratorpasswörter und prüft eine Wiederherstellung aus der Datensicherung. Erst dann endet der alte Vertrag.

Informieren Sie Ihre Mitarbeitenden rechtzeitig, wie sie den neuen Support erreichen und ab wann. Ein kurzes Merkblatt mit Telefonnummer, E-Mail und Geschäftszeiten erspart viele Rückfragen.

Woran Sie einen guten neuen Partner erkennen

Der Wechsel lohnt sich nur, wenn der neue Dienstleister es besser macht. Achten Sie schon im Auswahlgespräch auf diese Signale:

• Er fragt nach Ihren Abläufen und Zielen, bevor er Produkte empfiehlt.
• Er bietet eine Bestandsaufnahme an, statt ohne Kenntnis Ihrer Umgebung einen Pauschalpreis zu nennen.
• Die Leistungsbeschreibung ist konkret: was enthalten ist, was extra kostet, zu welchen Zeiten gearbeitet wird.
• Er sagt Ihnen auch, was er nicht leisten kann.
• Die Dokumentation gehört vertraglich Ihnen.
• Es gibt mehr als eine Person, die Ihre Umgebung kennt.

Fragen Sie nach, wie der Dienstleister mit Anfragen umgeht: über welches System sie eingehen, wie Sie über den Stand informiert werden und wer Ihre feste Ansprechperson ist. Ein Termin vor Ort, bei dem Sie die Menschen kennenlernen, die später an Ihrer IT arbeiten, sagt oft mehr als jede Präsentation.

Häufige Fehler beim Wechsel

• Zu früh kündigen: Wer kündigt, bevor die Zugänge gesichert sind, verhandelt aus einer schwachen Position.
• Passwörter nicht ändern: Nach der Übergabe sollte niemand mehr Zugriff haben, der ihn nicht braucht.
• Backups nicht testen: Eine Sicherung, deren Wiederherstellung nie geprüft wurde, ist eine Annahme, kein Schutz.
• Kleine Dienste vergessen: Zertifikate, Weiterleitungen oder ein alter Faxdienst fallen oft erst auf, wenn sie nicht mehr funktionieren.

So unterstützt STKom

STKom übernimmt die Betreuung von Unternehmen aus Braunschweig, Wolfsburg und der Region auch von anderen Dienstleistern. Wir beginnen mit einer Bestandsaufnahme, dokumentieren Ihre Umgebung und planen die Übergabe so, dass der laufende Betrieb weiterläuft. Wie aufwendig eine Übernahme bei Ihnen ist, klären wir im Erstgespräch. Mehr zu unserer Betreuung auf der Seite IT-Support.