Swyx Alternative: Von der UCC-Anlage zur Cloud-Telefonanlage

Kurz gesagt: Swyx verbindet Telefonie mit Präsenz, Chat und Integration in Bürosoftware und wird häufig über Fachhändler betreut. Eine Cloud-Telefonanlage wie Cloudya deckt die Telefonie-Funktionen des Büroalltags ebenfalls ab und braucht keinen eigenen Server. Wer bereits Microsoft Teams für Chat und Meetings nutzt, braucht viele UCC-Funktionen oft nicht doppelt.

Was Swyx ist

Swyx ist eine Telefonanlage mit Unified-Communications-Ansatz (UCC): Neben klassischer Telefonie gehören Präsenzanzeige, Chat, Integration in Outlook und weitere Anwendungen dazu. Sie wird je nach Variante auf einem Server im Unternehmen oder aus der Cloud betrieben und typischerweise über Fachhändler eingerichtet und gewartet. Viele Unternehmen im Mittelstand setzen die Lösung seit Langem ein.

Zu aktuellen Editionen, Lizenzen und Funktionen gibt der Hersteller selbst Auskunft. Wir konzentrieren uns hier auf die Entscheidungsfragen.

Wann Unternehmen über eine Alternative nachdenken

Der Anlass ist selten die Telefonie allein. Typischerweise stehen Fragen wie diese im Raum:

• Der Server muss erneuert werden, oder Betriebssystem und Software brauchen ein größeres Update.
• Chat und Meetings laufen inzwischen in Microsoft Teams. Die UCC-Funktionen der Telefonanlage werden kaum noch genutzt.
• Der betreuende Fachhändler hat sich verändert oder ist nicht mehr verfügbar.
• Lizenzmodell oder Vertrag sollen auf den Prüfstand.
• Mobile Arbeit soll einfacher werden, ohne Freigaben im eigenen Netz.

Doppelte Funktionen vermeiden

Viele Unternehmen nutzen heute Microsoft 365. Präsenz, Chat und Videokonferenzen sind dann bereits in Teams vorhanden. Eine Telefonanlage muss diese Funktionen nicht ein zweites Mal liefern. Entscheidend ist, dass Telefonie gut funktioniert und sich sinnvoll mit dem Rest verbindet.

Hier gibt es zwei Wege: Telefonie direkt in Teams oder eine eigenständige Cloud-Telefonanlage mit eigener App, die sich in Outlook und CRM integriert. Die Unterschiede beschreibt unser Vergleich Cloudya vs. Teams-Telefonie. Mehr zu Teams als Telefonanlage steht unter Teams-Telefonie.

Was Sie vor der Entscheidung prüfen sollten

Bevor Sie wechseln, sollten Sie wissen, was heute tatsächlich genutzt wird:

1. Welche Rufgruppen, Warteschleifen und Sprachmenüs sind eingerichtet?
2. Welche Integrationen laufen – Outlook, CRM, Branchensoftware, TAPI/CTI?
3. Gibt es Sonderfälle wie Türsprechstellen, Faxgeräte, Aufzugsnotrufe oder Alarmanlagen?
4. Welche Endgeräte sind im Einsatz, und welche davon sind herstellerspezifisch?
5. Wann laufen Lizenzen und Wartungsverträge aus?

Diese Bestandsaufnahme ist der erste Schritt jeder Umstellung bei uns.

Mitarbeitende mitnehmen

Wer jahrelang mit derselben Anlage gearbeitet hat, kennt Tastenkombinationen und Abläufe auswendig. Ein Wechsel ist deshalb auch eine Frage der Gewohnheit. Planen wir die Umstellung, gehört eine kurze Schulung dazu: Anrufen, Weiterverbinden mit und ohne Rückfrage, Rufumleitung, Voicemail und Präsenzstatus. Das dauert für die meisten Nutzer weniger als eine Stunde.

Für die Zentrale und Teamleitungen nehmen wir uns mehr Zeit, weil dort Rufgruppen, Ansagen und Zeitsteuerung zusammenlaufen. Für später gibt es Anleitungen zur Cloudya App, auf die alle Mitarbeitenden jederzeit zugreifen können.

Was STKom übernimmt

Wir stellen auf Cloud-Telefonie mit Cloudya von NFON um. Dabei übertragen wir Ihren Rufnummernplan und die gewachsenen Regeln in die neue Anlage und räumen dabei auf, wo es sinnvoll ist. Ihre Nummern bleiben erhalten, die Portierung kostet nichts extra. Für Outlook und CRM richten wir auf Wunsch die TAPI-Integration ein. Am Umschalttag sind wir vor Ort. Monatlich kündbar, Server in Deutschland, individuelles Angebot nach Nutzern und Funktionen.