3CX oder Cloud-Telefonanlage: Selbst betreiben oder betreiben lassen?

Kurz gesagt: Mit 3CX betreiben Sie – selbst oder über einen Dienstleister – eine eigene Telefonanlagen-Software und entscheiden über Server, Updates und Anbindung an einen SIP-Trunk. Bei einer Cloud-Telefonanlage als Dienst kümmert sich der Plattformbetreiber um Server und Software, Sie nutzen nur noch Funktionen und Apps. 3CX passt zu Unternehmen mit eigener IT und dem Wunsch nach Kontrolle, eine Cloud-Anlage zu allen, die Telefonie nicht selbst betreiben wollen.

Was 3CX ist

3CX ist eine softwarebasierte Telefonanlage. Sie wird auf einem Server installiert – im eigenen Haus, auf einer virtuellen Maschine bei einem Cloud-Anbieter oder als gehostete Instanz – und über einen SIP-Trunk eines Netzbetreibers mit dem Telefonnetz verbunden. Dazu gibt es Apps für PC und Smartphone sowie Unterstützung für viele IP-Telefone. Vertrieben und eingerichtet wird 3CX häufig über Fachhändler und IT-Dienstleister.

Das Modell gibt Ihnen viel Gestaltungsspielraum: Sie wählen den Server, den Trunk-Anbieter und bestimmen, wann Updates eingespielt werden.

Was eine Cloud-Telefonanlage als Dienst ist

Bei einer Cloud-Telefonanlage wie Cloudya von NFON gibt es keinen Server, den Sie oder Ihr Dienstleister verwalten. Die Anlage läuft in Rechenzentren des Plattformbetreibers, Telefonanschluss und Rufnummern sind Teil des Dienstes. Sie verwalten Nutzer, Rufgruppen und Ansagen in einem Web-Portal und telefonieren über Apps oder Tischtelefone.

Updates, Sicherheit und Verfügbarkeit der Plattform liegen beim Betreiber. Dafür ist die Konfiguration auf das beschränkt, was die Plattform anbietet.

Der eigentliche Unterschied: Wer ist verantwortlich?

Eine selbst betriebene Anlage bedeutet Verantwortung für mehrere Ebenen: Betriebssystem und Server, die Telefonanlagen-Software, Sicherheitsupdates, Datensicherung, Zertifikate, Firewall-Regeln und den Vertrag mit dem SIP-Trunk-Anbieter. Das ist gut lösbar, wenn eine eigene IT-Abteilung oder ein Dienstleister das zuverlässig übernimmt.

Bei einem Cloud-Dienst entfallen diese Ebenen für Sie. Was bleibt, ist die fachliche Pflege: Wer nimmt welche Anrufe an, welche Ansage läuft an Feiertagen, welche Nummer bekommt der neue Kollege. Diese Aufgaben gibt es bei beiden Modellen.

Kostenfaktoren im Vergleich

Ohne Preise zu nennen, lassen sich die Kostenblöcke gegenüberstellen. Bei einer selbst betriebenen Software-Anlage fallen Lizenzen, Server oder Hosting, SIP-Trunk mit Gesprächskosten und der Aufwand für Betrieb und Updates an – entweder intern oder beim Dienstleister. Bei einem Cloud-Dienst zahlen Sie in der Regel einen laufenden Preis pro Nutzer, in dem Plattform, Updates und häufig Teile der Gesprächskosten enthalten sind.

Was günstiger ist, hängt stark davon ab, wie Sie interne Arbeitszeit bewerten. Der Ratgeber Was kostet eine Telefonanlage? ordnet die üblichen Posten ein.

Typische Wechselgründe in der Praxis

Unternehmen mit einer selbst betriebenen Software-Anlage denken meist aus organisatorischen Gründen über einen Cloud-Dienst nach, nicht aus technischen. Häufige Auslöser sind ein anstehender Serverwechsel, ein auslaufender Lizenz- oder Wartungsvertrag, ein Wechsel des IT-Dienstleisters oder schlicht der Wunsch, eine Aufgabe weniger im eigenen Haus zu haben.

Umgekehrt gibt es auch Wege in die andere Richtung: Wer sehr spezielle Abläufe abbilden möchte oder Telefonie bewusst unter eigener Kontrolle halten will, entscheidet sich mitunter gezielt für eine selbst betriebene Anlage. Beides ist legitim – entscheidend ist, dass die Verantwortung für den Betrieb klar geregelt ist.

Was STKom anbietet

Wir betreiben keine 3CX-Installationen, sondern richten Cloud-Telefonie mit Cloudya ein und betreuen sie. Das heißt: Bestandsaufnahme, Portierung Ihrer Rufnummern ohne Zusatzkosten, Einrichtung von Rufgruppen und Ansagen, vorkonfigurierte Telefone und am Umschalttag ein Termin bei Ihnen vor Ort. Server in Deutschland, monatlich kündbar, Preis nach Nutzern und Funktionen als individuelles Angebot. Den Ablauf beschreibt die Seite Telefonanlage wechseln.