Telefonanlage für ambulante Pflegedienste: Büro und Tour unter einer Nummer
Angehörige, Hausärzte, Apotheken und Krankenkassen rufen im Pflegebüro an – oft dann, wenn die Pflegedienstleitung selbst auf Tour ist. Wir richten eine Cloud-Telefonanlage ein, mit der Büro, Pflegekräfte unterwegs und Rufbereitschaft unter derselben Nummer erreichbar sind.
- Rufbereitschaft
- per Zeitplan aufs Diensthandy
- Verordnungen
- per Fax als PDF
- Deutschland
- Standort aller Server
Was ein Pflegedienst am Telefon braucht
Ein kleines Büro
Verwaltung und Pflegedienstleitung sind oft nur wenige Personen, die nebenher Touren planen und Abrechnungen schreiben.
Teams unterwegs
Pflegekräfte sind den ganzen Tag bei Klientinnen und Klienten. Rückfragen müssen sie erreichen, ohne private Nummern zu nutzen.
Rufbereitschaft
Viele Dienste haben nachts und am Wochenende eine eigene Bereitschaft. Die Anlage muss zuverlässig auf das richtige Handy schalten.
Papier aus Praxen
Verordnungen und Rückmeldungen kommen bei vielen Praxen weiterhin per Fax.
Wie die Cloud-Telefonie den Pflegealltag abbildet
Büro als Drehscheibe
Anrufe auf die Hauptnummer klingeln in einer Rufgruppe im Büro – nacheinander, gleichzeitig oder nach Priorität. Ist dort niemand frei, greift eine Warteschleife mit Ansage oder die Voicemail, deren Nachrichten als Audiodatei per E-Mail ankommen. Die Auswertungen zeigen, zu welchen Uhrzeiten die meisten Anrufe unbeantwortet bleiben – oft während der Tourenübergabe.
Pflegekräfte auf Tour
Mit der Cloudya-App auf dem Diensthandy haben Pflegekräfte eine eigene Durchwahl. Rückrufe an Angehörige oder Ärzte gehen mit der Nummer des Pflegedienstes raus, die private Nummer bleibt verborgen. Wie das technisch funktioniert, beschreibt Handy als Nebenstelle.
Bereitschaft per Zeitplan
Die Zeitsteuerung schaltet nach Büroschluss automatisch auf die Bereitschaftsnummer. Wer Dienst hat, wird im Web-Portal hinterlegt. Für Feiertage und Urlaubszeiten tragen Sie die Wechsel im Voraus ein, damit an Weihnachten niemand ans Umstellen denken muss. Die Bereitschaft selbst organisiert Ihr Pflegedienst; die Anlage sorgt nur dafür, dass der Anruf beim richtigen Gerät ankommt.
Faxe ohne Faxgerät
Verordnungen und Arztrückmeldungen kommen per Fax to Mail als PDF in ein Postfach, auf das Büro und Pflegedienstleitung zugreifen – auch unterwegs.
Was die Telefonanlage nicht ist
Eine Telefonanlage ist kein Hausnotrufsystem. Notrufgeräte bei Klientinnen und Klienten, die im Ernstfall eine Zentrale alarmieren, laufen über eigene Dienste und gehören nicht zu unserem Angebot. Ebenso ersetzt die Anlage keine Pflegesoftware: Ob Ihre Software Anrufer per TAPI erkennen kann, hängt vom Hersteller ab – das prüfen wir im Einzelfall.
Für Gesundheitsdaten gilt besondere Sorgfalt. Die Server der Anlage stehen in Deutschland, die Übertragung lässt sich über SIPS/SRTP verschlüsseln. Voicemails und Faxe richten wir so ein, dass nur berechtigte Postfächer sie erhalten. Eine Gesprächsaufzeichnung bleibt ausgeschaltet.
- Kein Ersatz für Hausnotruf oder Pflegesoftware
- Zugriff auf Voicemails und Faxe nur für Berechtigte
- Gesprächsaufzeichnung standardmäßig aus
Umstellen, ohne dass Angehörige es merken
Ihre bisherige Anlage läuft weiter, bis die neue getestet ist. Wir erfassen Rufnummern, Diensthandys und den Bereitschaftsplan, beantragen die kostenfreie Rufnummernportierung und richten Rufgruppen und Zeitpläne vorab ein. Am Umschalttag sind wir vor Ort und installieren die App auf den Diensthandys. Ab Auftrag dauert das drei bis fünf Wochen.
Wenn das Büro morgens während der Tourenübergabe kaum Anrufe annehmen kann, hilft ein KI-Telefonassistent als Überlaufziel: Er nimmt Rückrufbitten und Terminänderungen auf und gibt sie als Notiz ans Büro. Mehr dazu unter KI-Telefonassistent für Pflegedienste.
Fragen von Pflegediensten
Wie wechselt die Rufbereitschaft von einer Pflegekraft zur nächsten?
Über die Zeitsteuerung und eine Rufgruppe für die Bereitschaft. Sie hinterlegen im Web-Portal, wessen Diensthandy in welchem Zeitraum klingelt. Wechselt der Dienst, wird die Einstellung angepasst – ohne Umstecken und ohne dass Angehörige eine neue Nummer brauchen.
Brauchen alle Pflegekräfte eine eigene Durchwahl?
Nicht unbedingt. Viele Dienste geben nur Leitung und Büro eigene Durchwahlen und richten für die Touren wenige Diensthandys ein, die zwischen Schichten weitergegeben werden. Was zu Ihrer Organisation passt, besprechen wir bei der Planung.
Was passiert, wenn das Internet im Büro ausfällt?
Dann leitet die Anlage Anrufe automatisch auf hinterlegte Ziele um, zum Beispiel auf das Diensthandy der Pflegedienstleitung. Die App auf den Smartphones funktioniert über Mobilfunk weiter.
Können Angehörige außerhalb der Bürozeiten eine Nachricht hinterlassen?
Ja. Nach Büroschluss spielt die Anlage eine Ansage mit den Bürozeiten und dem Hinweis auf die Bereitschaft. Wer kein dringendes Anliegen hat, spricht auf die Voicemail; die Nachricht liegt am Morgen als E-Mail im Büro.
Können Hausärzte und Apotheken das Büro direkt erreichen?
Ja, über eine eigene Durchwahl oder eine Option im Sprachmenü, die an der allgemeinen Warteschleife vorbeiführt. So kommen fachliche Rückfragen schnell bei der Pflegedienstleitung an, auch wenn Angehörige gerade die Hauptnummer belegen. Die Durchwahl kann zusätzlich auf dem Diensthandy der Leitung klingeln, wenn diese selbst auf Tour ist.
Was kostet eine Telefonanlage für einen Pflegedienst?
Das hängt davon ab, wie viele Nutzer und Diensthandys eingebunden werden, welche Rufnummern Sie haben und wie umfangreich Zeitpläne und Rufgruppen sind. Eine Pauschale nennen wir nicht. Nach einer kurzen Bestandsaufnahme erhalten Sie ein individuelles Angebot; der Vertrag ist monatlich kündbar.
Passt oft dazu
Telefonanlage für Ihren Pflegedienst anfragen
Ein paar Sätze genügen. Wir melden uns zu unseren Geschäftszeiten – mit einer ehrlichen Einschätzung, nicht mit einem Verkaufsgespräch.
- Telefon, Mo–Do 8:30–17:00 Uhr, Fr 8:30–15:30 Uhr05308 935030
- E-Mailinfo@stkom.de
- AdresseBerliner Straße 60, 38165 Lehre