Rufnummer mitnehmen: So klappt die Portierung Ihrer Firmennummern

Sie können Ihre Festnetz- und Firmenrufnummern beim Anbieterwechsel mitnehmen – das Telekommunikationsgesetz gibt Ihnen darauf einen Anspruch. Die Portierung beauftragen Sie über den neuen Anbieter, der auch die Kündigung beim alten übernimmt. Damit sie klappt, müssen Firmenname, Anschrift und Rufnummern im Auftrag exakt mit den Daten beim bisherigen Anbieter übereinstimmen.

Was Rufnummernportierung bedeutet

Bei der Rufnummernportierung zieht eine Telefonnummer von einem Anbieter zum anderen um. Für Anrufer ändert sich nichts: Sie wählen dieselbe Nummer, nur landet der Anruf künftig bei Ihrer neuen Anlage.

Portiert werden können einzelne Rufnummern ebenso wie ganze Rufnummernblöcke mit Durchwahlen, wie sie viele Unternehmen nutzen (zum Beispiel 05308 1234-0 bis -99). Bei Blöcken gilt: Es zieht immer der ganze Block um, einzelne Durchwahlen lassen sich nicht herauslösen.

Der Ablauf Schritt für Schritt

1. Daten sammeln: Rechnung des bisherigen Anbieters heraussuchen. Dort stehen Vertragsinhaber, Anschrift und Kundennummer genau so, wie der alte Anbieter sie gespeichert hat.
2. Portierungsauftrag ausfüllen: Der neue Anbieter stellt ein Formular bereit, oft „Anbieterwechselauftrag“ genannt. Darin stehen alle mitzunehmenden Nummern und die Daten des Anschlussinhabers.
3. Unterschrift des Anschlussinhabers: Bei Firmen unterschreibt eine vertretungsberechtigte Person.
4. Abstimmung zwischen den Anbietern: Der neue Anbieter reicht den Auftrag ein, der alte bestätigt ihn oder lehnt ihn mit Begründung ab.
5. Portierungstermin: Beide Anbieter einigen sich auf ein Datum. An diesem Tag werden die Nummern umgeschaltet.

Bei sorgfältiger Vorbereitung dauert das typischerweise einige Wochen. In der Praxis sollten Sie drei bis fünf Wochen einplanen, bei Rufnummernblöcken oder mehreren Anschlüssen auch etwas mehr.

Die häufigsten Gründe für Ablehnungen

Die meisten Portierungen scheitern nicht an der Technik, sondern an Formalien. Typische Stolpersteine:

• Abweichender Firmenname: „Mustermann GmbH“ statt „Mustermann Haustechnik GmbH“ reicht für eine Ablehnung.
• Alte Anschrift: Der Anschluss läuft beim alten Anbieter noch auf die frühere Adresse.
• Vertragsinhaber ist nicht die Firma: etwa ein Gesellschafter privat oder eine Schwesterfirma.
• Unvollständige Rufnummernliste: Eine vergessene Nummer bleibt beim alten Anbieter und wird mit der Kündigung abgeschaltet.
• Bereits gekündigter Anschluss: Wer selbst gekündigt hat, riskiert, dass die Nummern nach Vertragsende verfallen.

Gleichen Sie deshalb alle Angaben mit der letzten Rechnung ab, bevor der Auftrag rausgeht. Eine Ablehnung kostet in der Regel mehrere Tage oder Wochen.

Kündigung: Warum Sie nicht selbst kündigen sollten

Der Reflex ist verständlich: neuer Anbieter, also alten Vertrag kündigen. Bei der Rufnummernmitnahme ist genau das riskant. Die Kündigung sollte im Rahmen der Portierung über den neuen Anbieter laufen. So wird der alte Anschluss erst dann abgeschaltet, wenn die Nummern beim neuen Anbieter aktiv sind.

Haben Sie bereits gekündigt, sprechen Sie sofort mit dem neuen Anbieter. Solange der alte Vertrag noch läuft, lässt sich die Portierung oft noch retten. Prüfen Sie auch Mindestlaufzeiten: Die Portierung ist bei bestehendem Vertrag möglich, die vertraglichen Grundgebühren können aber bis zum Laufzeitende weiterlaufen.

Was am Portierungstag passiert

Am Portierungstag schaltet der alte Anbieter die Nummern ab, der neue schaltet sie auf. Meist geschieht das innerhalb weniger Stunden, kurze Unterbrechungen sind möglich. Gesetzlich darf die Versorgung bei einem Anbieterwechsel nicht länger als einen Arbeitstag unterbrochen sein.

Damit der Tag ruhig verläuft:

• Die neue Anlage ist vorher vollständig eingerichtet und getestet.
• Jemand prüft nach der Umschaltung jede Hauptnummer und den Faxeingang per Testanruf von außen.
• Mitarbeitende wissen, an wen sie sich bei Problemen wenden.

Eine vollständige Liste für den Wechsel finden Sie in unserer Checkliste zur Umstellung der Telefonanlage.

Sonderfälle: Umzug, Mobilnummern, Sondernummern

Umzug in eine andere Stadt: Festnetznummern sind an ein Ortsnetz gebunden. Bei einem Umzug in ein anderes Vorwahlgebiet lässt sich die Nummer in der Regel nicht mitnehmen. Innerhalb desselben Ortsnetzes ist das dagegen meist kein Problem.

Mobilfunknummern: Auch sie lassen sich portieren, allerdings in einem eigenen Verfahren mit dem Mobilfunkanbieter. Sie können Mobilnummern nicht ohne Weiteres in eine Cloud-Telefonanlage übernehmen; meist werden sie stattdessen per App oder Weiterleitung eingebunden.

Sondernummern: Servicenummern wie 0800 oder 0180 laufen über eigene Verträge und werden separat umgestellt. Nehmen Sie sie trotzdem in die Bestandsliste auf.

Einzelnummern und Rufnummernblöcke

Unternehmen nutzen meist eine von zwei Varianten – und für die Portierung ist wichtig zu wissen, welche:

• Einzelrufnummern: mehrere voneinander unabhängige Nummern, wie man sie von kleineren Anschlüssen kennt. Jede Nummer wird im Auftrag einzeln aufgeführt.
• Rufnummernblock (Anlagenanschluss): eine Stammnummer mit einem Bereich an Durchwahlen, etwa -0 bis -99. Im Auftrag stehen Stammnummer und Blockgröße.

Unternehmen, die beides haben – etwa einen Block für das Büro und zusätzlich eine Einzelnummer für das Fax – müssen beides angeben, oft sogar aus unterschiedlichen Verträgen. Ein Blick auf die Rechnungen der letzten Monate zeigt, welche Anschlüsse bestehen. Fehlt eine Nummer im Auftrag, wird sie mit dem alten Vertrag abgeschaltet.

Unterlagen-Checkliste für den Portierungsauftrag

Legen Sie sich vor dem Ausfüllen folgende Unterlagen bereit:

• aktuelle Rechnung des bisherigen Anbieters mit Kundennummer
• exakter Firmenname und Anschrift, wie sie auf dieser Rechnung stehen
• vollständige Liste aller Rufnummern, Blöcke und Faxnummern
• Name der vertretungsberechtigten Person, die unterschreibt
• gewünschter Zeitraum für die Umschaltung und Termine, die tabu sind
• Ansprechpartner im Haus, der für Rückfragen erreichbar ist

Hat sich Ihr Firmenname oder Ihre Anschrift seit Vertragsabschluss geändert, klären Sie das am besten vorab mit dem bisherigen Anbieter. So vermeiden Sie eine Ablehnung, die den Wechsel um Wochen verschiebt.

Prüfen Sie außerdem, ob Ihr Internetanschluss vom Wechsel betroffen ist. Läuft Telefonie und Internet heute über denselben Vertrag, darf die Kündigung der Telefonie nicht versehentlich auch die Internetleitung abschalten, über die künftig Ihre Cloud-Telefonie läuft. Klären Sie das vor dem Auftrag mit beiden Anbietern.