Telefonanlage für Hotels und Pensionen: Rezeption, Küche und Nacht im Griff
Ein Gast will verlängern, ein Reiseveranstalter fragt Kontingente an, die Küche ruft den Lieferanten – und an der Rezeption checkt gerade eine Gruppe ein. Wir richten für kleine und mittlere Häuser eine Cloud-Telefonanlage ein, die diese Anrufe auseinanderhält.
- Rezeption
- Reservierung und Restaurant getrennt
- Nachtschaltung
- per Zeitsteuerung
- monatlich
- kündbar, pro Nutzer abgerechnet
Wo im Haus telefoniert wird – und was dort zählt
Ein Hotel hat mehrere Telefon-Welten unter einem Dach. Die Anlage bildet sie als eigene Rufgruppen ab.
Rezeption
Erste Anlaufstelle mit Warteschleife, damit niemand das Besetztzeichen hört, während vorn eingecheckt wird.
Reservierung
Eigene Durchwahl oder Auswahl im Sprachmenü, damit Buchungsanfragen nicht im Tagesgeschäft untergehen.
Restaurant und Küche
Tischreservierungen klingeln dort, wo jemand Zeit hat – im Service oder im Büro der Küchenleitung.
Haustechnik und Housekeeping
Schnurlose DECT-Geräte oder die App, damit Mitarbeitende im Haus erreichbar sind.
Nacht
Nach Feierabend der Rezeption klingelt das Telefon der Person, die im Haus Dienst hat – oder es läuft eine Ansage.
Verwaltung
Buchhaltung und Geschäftsführung mit eigenen Durchwahlen, auch vom Homeoffice aus.
Wer wann ans Hoteltelefon geht
| Zeitraum | Was die Anlage tut |
|---|---|
| Frühstück und Check-out | Rezeption und Reservierung klingeln parallel, bei Überlast Warteschleife mit Ansage |
| Mittag | Reservierungsanrufe gehen zusätzlich an das Büro |
| Abendservice | Restaurant-Durchwahl klingelt im Service, Rezeption bleibt separat erreichbar |
| Nacht | Weiterleitung auf das Handy des Nachtdienstes oder Ansage mit Rezeptionszeiten |
| Saisonpause | Ansage mit Wiedereröffnungsdatum, Buchungswünsche auf die Voicemail |
Ein Beispiel für ein Haus mit eigenem Restaurant. Zeitpläne passen Sie im Web-Portal selbst an, zum Beispiel für Feiertage oder Veranstaltungen.
Zimmertelefone, Weckruf und Hotelsoftware
Klassische Hotelanlagen bringen Funktionen mit, die nur in der Hotellerie gebraucht werden: Zimmertelefone mit Abrechnung, Weckrufe, Statusmeldungen des Housekeepings oder eine Kopplung an das Hotelprogramm (PMS). Unsere Cloud-Telefonanlage ist eine Unternehmensanlage. Ob und wie sich diese Hotelfunktionen in Ihrem Haus abbilden lassen, klären wir im Erstgespräch – und sagen Ihnen offen, wenn nicht.
Viele kleinere Häuser haben gar keine Zimmertelefone mehr, weil Gäste ihr eigenes Smartphone nutzen. Dann reicht eine Anlage für Rezeption, Reservierung, Restaurant und Verwaltung, und die Cloud spielt ihre Stärken aus. Ist ein großes Zimmertelefonnetz vorhanden, das bleiben soll, kann eine Anlage im Haus mit SIP-Trunk die bessere Wahl sein. Die Abwägung beschreibt der Ratgeber Cloud-Telefonanlage vs. Hardware.
Ansagen in mehreren Sprachen
Ansagen und Sprachmenü bestehen aus Audiodateien, die Sie selbst festlegen. So kann die Warteschleife zuerst auf Deutsch und dann auf Englisch sprechen, oder das Sprachmenü bietet „For English, press 2“ an. Die Texte formulieren wir gemeinsam; Vorlagen finden Sie im Ratgeber Warteschleifen-Texte.
Auch Faxe kommen noch vor – etwa Gruppenanfragen oder Rooming-Listen. Sie landen als PDF im Reservierungspostfach, das Faxgerät hinter der Rezeption kann weg.
- Mehrsprachige Ansagen und Sprachmenü
- Rückrufoption bei langer Wartezeit
- Faxe als PDF ins Reservierungspostfach
Umstellen in der ruhigen Zeit
Den Umschalttag planen wir außerhalb der Hochsaison und nicht vor einem ausgebuchten Wochenende. Bis dahin läuft Ihre bisherige Anlage weiter. Wir beantragen die kostenfreie Mitnahme der Rufnummern, richten Rufgruppen und Ansagen ein und liefern die Telefone vorkonfiguriert. Am Umschalttag sind wir vor Ort; insgesamt rechnen Sie mit drei bis fünf Wochen ab Auftrag.
Wer auch nachts und in Stoßzeiten keine Buchungsanfrage verlieren will, kann die Anlage um einen KI-Telefonassistenten ergänzen, der Anfragen aufnimmt, wenn an der Rezeption niemand frei ist. Mehr dazu unter KI-Telefonassistent für Hotels.
Fragen zur Telefonanlage im Hotel
Ist die Anlage auch für eine Pension mit drei Mitarbeitenden sinnvoll?
Ja. Abgerechnet wird pro Nutzer, alle Funktionen sind enthalten. Für kleine Häuser reicht oft ein Telefon an der Rezeption plus die App auf den Handys der Inhaber. Abends und in der Saisonpause übernimmt die Zeitsteuerung die Ansage, ohne dass jemand umstellen muss.
Können Gäste auf dem Zimmer telefonieren?
Das hängt von Ihrer Ausgangslage ab. Unsere Cloud-Anlage ist keine spezialisierte Hotelanlage mit Zimmerabrechnung oder Weckruf. Ob sich Ihre Anforderungen abbilden lassen oder eine Anlage im Haus besser passt, klären wir ehrlich im Erstgespräch.
Was passiert, wenn das Internet im Hotel ausfällt?
Dann leitet die Anlage Anrufe automatisch auf hinterlegte Ziele um, zum Beispiel auf das Handy der Rezeptionsleitung. Über die Smartphone-App bleibt das Haus unter seiner Nummer erreichbar. Wie stabil Ihre Leitung sein sollte, erklärt der Ratgeber Internet für Cloud-Telefonie.
Sehen wir, wie viele Anrufe wir verpassen?
Ja. Die Auswertungen zeigen Annahmequote, Wartezeiten und Spitzenzeiten. Viele Häuser stellen damit fest, dass Buchungsanrufe sich auf wenige Stunden ballen – und planen die Rezeption entsprechend.
Lassen sich Tischreservierungen vom Hotelbetrieb trennen?
Ja. Das Restaurant bekommt eine eigene Durchwahl oder eine Option im Sprachmenü, die direkt im Service oder im Büro der Küchenleitung klingelt. Außerhalb der Restaurantzeiten läuft eine eigene Ansage mit den Öffnungszeiten. Die Rezeption wird so nicht mit Tischanfragen belastet – und der Service nicht mit Zimmerbuchungen.
Was kostet eine Telefonanlage für ein Hotel?
Eine Pauschale gibt es nicht. Der Preis hängt von Nutzern, Rufnummern, Endgeräten und dem Einrichtungsaufwand ab. Der Vertrag ist monatlich kündbar, die Rufnummernmitnahme kostenfrei. Nach einer Bestandsaufnahme erhalten Sie ein individuelles Angebot.
Passt oft dazu
Telefonanlage für Ihr Haus anfragen
Ein paar Sätze genügen. Wir melden uns zu unseren Geschäftszeiten – mit einer ehrlichen Einschätzung, nicht mit einem Verkaufsgespräch.
- Telefon, Mo–Do 8:30–17:00 Uhr, Fr 8:30–15:30 Uhr05308 935030
- E-Mailinfo@stkom.de
- AdresseBerliner Straße 60, 38165 Lehre