Telefonanlage für Hausverwaltungen: Sprechzeiten, die sich selbst einhalten
Mieter melden Schäden, Eigentümer fragen nach der Abrechnung, Handwerker brauchen einen Schlüssel – und das Team will auch mal konzentriert arbeiten. Eine Cloud-Telefonanlage hält feste Telefonzeiten ein, sortiert Anliegen vor und sagt außerhalb der Bürozeiten, wer im Notfall zuständig ist.
- Telefonzeiten
- automatisch per Zeitplan
- Schaden · Abrechnung · Vermietung
- per Sprachmenü sortiert
- Hausmeister
- mit Firmennummer am Handy
Viele Anrufer, wenige Sachbearbeiter
Eine Verwaltung mit ein paar Tausend Einheiten bekommt jeden Tag Anrufe aus ganz unterschiedlichen Richtungen: Mieterinnen mit einem tropfenden Wasserhahn, Eigentümer vor der Versammlung, Kaufinteressenten, Handwerksbetriebe, Versicherungen. Dazu kommt Post mit Fristen. Wer jeden Anruf sofort annimmt, kommt nicht zum Abarbeiten – wer gar nicht annimmt, sammelt Beschwerden.
Deshalb arbeiten viele Hausverwaltungen mit telefonischen Sprechzeiten. Damit diese funktionieren, muss die Anlage drei Dinge können:
- Zu festen Zeiten zuverlässig umschalten, ohne dass jemand daran denkt.
- Anrufe nach Anliegen trennen, damit der Schaden nicht in der Abrechnungsschlange wartet.
- Außerhalb der Sprechzeiten klar sagen, was im Notfall zu tun ist.
So bildet die Cloud-Telefonie eine Verwaltung ab
Zeitsteuerung
Sprechzeiten, Mittagspause, Betriebsversammlungen und Feiertage einmal hinterlegen – die Anlage schaltet selbst.
Sprachmenü
Schadensmeldung, Abrechnung, Vermietung: Jedes Anliegen landet bei der zuständigen Rufgruppe. Mehr unter Sprachmenü (IVR).
Ansage mit Notdienstnummern
Außerhalb der Bürozeiten nennt die Ansage die Notdienste, die Sie mit Ihren Handwerksbetrieben vereinbart haben.
Warteschleife mit Rückruf
Statt endlosem Warten hinterlassen Anrufer ihre Nummer. Texte und Einstellungen unter Warteschleife und Ansagen.
Hausmeister mobil
Die App auf dem Diensthandy: erreichbar unter der Firmennummer, ohne die private Nummer herauszugeben.
Voicemail und Fax als E-Mail
Nachrichten und Faxe von Versicherungen oder Behörden kommen direkt ins Sachbearbeiter-Postfach.
Eine Woche in der Verwaltungsanlage
| Zeitraum | Schadensmeldung | Abrechnung und Vermietung |
|---|---|---|
| Mo–Do 9–12 Uhr | Rufgruppe Technik | Rufgruppe Buchhaltung bzw. Vermietung |
| Mo, Di, Do 14–16 Uhr | Rufgruppe Technik | Rufgruppe Buchhaltung bzw. Vermietung |
| übrige Bürozeit | Voicemail, Bearbeitung am selben Tag | Ansage mit Sprechzeiten, Rückrufoption |
| nachts und am Wochenende | Ansage mit den Notdienstnummern Ihrer Partnerbetriebe | Ansage mit Sprechzeiten |
Die Zeiten sind ein Beispiel. Welche Notdienste genannt werden, entscheidet Ihre Verwaltung; die Anlage spielt nur die Ansage.
Objektbetreuer im Außentermin, Buchhaltung im Homeoffice
Objektbetreuerinnen sind bei Begehungen, Übergaben und Versammlungen unterwegs. Mit der App auf dem Smartphone bleiben sie unter ihrer Durchwahl erreichbar und rufen mit der Nummer der Verwaltung zurück. Die Buchhaltung kann zu Hause mit derselben Durchwahl arbeiten wie im Büro.
Ist Ihre Verwaltungssoftware per TAPI anbindbar, öffnet sich beim Anruf eines Eigentümers der passende Datensatz. Ob das mit Ihrem Programm geht, prüfen wir vorab. Allgemeine IT-Themen für die Branche finden Sie unter IT für Hausverwaltungen.
- Durchwahl auf bis zu fünf Geräten gleichzeitig
- Präsenzanzeige vor dem Durchstellen
- Auswertungen zeigen Anrufspitzen nach Versand der Abrechnungen
Wechsel und der Schritt danach
Die Umstellung dauert ab Auftrag drei bis fünf Wochen. Wir erfassen Rufnummern, Teams und Ihre gewünschten Sprechzeiten, beantragen die kostenfreie Portierung und richten Sprachmenü und Ansagen vorab ein. Bis zum Umschalttag läuft die alte Anlage weiter; an dem Tag sind wir vor Ort. Den Ablauf beschreibt Telefonanlage wechseln.
Die Anlage sorgt dafür, dass Anrufe geordnet ankommen. Wer Schadensmeldungen auch außerhalb der Sprechzeiten vollständig aufnehmen lassen will – mit Adresse, Wohnung und Beschreibung –, kann einen KI-Telefonassistenten ergänzen. Mehr dazu unter KI-Telefonassistent für Hausverwaltungen.
Fragen von Hausverwaltungen
Bietet STKom einen Notdienst für unsere Mieter an?
Nein. Die Telefonanlage spielt außerhalb der Bürozeiten eine Ansage mit den Notdienstnummern, die Ihre Verwaltung festlegt – etwa für Heizung, Sanitär oder Schlüsseldienst. Den Notdienst selbst stellen Ihre Partnerbetriebe. STKom betreut die Anlage zu den eigenen Geschäftszeiten.
Können wir für jede Wohnanlage eine eigene Nummer vergeben?
Grundsätzlich ja, zusätzliche Rufnummern lassen sich einrichten und auf Rufgruppen oder Ansagen lenken. Ob das sinnvoll ist, hängt von der Zahl der Objekte ab. Oft reicht eine Hauptnummer mit gutem Sprachmenü. Wir besprechen das bei der Planung.
Wie ändern wir die Ansage, wenn sich ein Notdienst ändert?
Ansagen lassen sich im Web-Portal austauschen, entweder als neue Audiodatei oder indem Sie uns den Text schicken. Die Änderung gilt sofort. Wir empfehlen, die Notdienstnummern einmal im Jahr zu prüfen.
Bleiben unsere Rufnummern und die Faxnummer erhalten?
Ja. Wir nehmen alle Nummern kostenfrei mit, auch Durchwahlblöcke und Fax. Faxe kommen künftig als PDF per E-Mail. Mehr unter Rufnummernportierung.
Können wir nach dem Versand der Abrechnungen mehr Leute ans Telefon holen?
Ja. Rufgruppen lassen sich im Web-Portal jederzeit anpassen. In den Wochen nach dem Versand der Nebenkosten- oder Hausgeldabrechnungen nehmen Sie weitere Mitarbeitende in die Gruppe Buchhaltung auf und später wieder heraus. Die Auswertungen zeigen, wann die Spitze abflacht und die Gruppe wieder kleiner werden kann.
Was kostet die Telefonanlage für eine Hausverwaltung?
Das hängt von der Zahl der Nutzer, den Rufnummern, den Endgeräten und dem Aufwand für Sprachmenü und Zeitpläne ab. Eine Pauschale nennen wir nicht. Sie erhalten nach der Bestandsaufnahme ein individuelles Angebot; der Vertrag ist monatlich kündbar.
Passt oft dazu
Telefonanlage für Ihre Verwaltung anfragen
Ein paar Sätze genügen. Wir melden uns zu unseren Geschäftszeiten – mit einer ehrlichen Einschätzung, nicht mit einem Verkaufsgespräch.
- Telefon, Mo–Do 8:30–17:00 Uhr, Fr 8:30–15:30 Uhr05308 935030
- E-Mailinfo@stkom.de
- AdresseBerliner Straße 60, 38165 Lehre