Telefonservice-Kosten: Was ein externes Telefonbüro am Markt kostet

Externe Telefonservices rechnen am Markt meist über eine monatliche Grundgebühr plus Kosten pro Anruf oder pro Gesprächsminute ab, teils auch als Paket mit Inklusiv-Anrufen. Typisch sind Grundgebühren von etwa 20 bis 100 € im Monat und Kosten von etwa 1 bis 3 € je angenommenem Anruf. Für einen kleinen Betrieb mit wenigen Anrufen ist das günstig; bei vielen Anrufen steigen die Kosten linear. Alle Zahlen hier sind Marktwerte zur Orientierung.

Was ein Telefonservice leistet

Ein Telefonservice – auch Telefonbüro, Büroservice oder externes Sekretariat genannt – nimmt Anrufe in Ihrem Namen an. Die Mitarbeitenden melden sich mit Ihrem Firmennamen, nehmen Anliegen auf und schicken Ihnen eine Notiz per E-Mail oder SMS. Je nach Paket vereinbaren sie auch Termine, beantworten Standardfragen oder stellen dringende Anrufe zu Ihnen durch.

Technisch wird Ihre Rufnummer bei Bedarf zum Dienstleister umgeleitet – dauerhaft, zu bestimmten Zeiten oder nur, wenn bei Ihnen niemand abhebt. Wie das in der Telefonanlage eingestellt wird, erklärt der Ratgeber Anrufweiterleitung einrichten.

Die gängigen Abrechnungsmodelle

Am Markt haben sich vier Modelle etabliert, die oft kombiniert werden:

• Grundgebühr plus pro Anruf: Sie zahlen eine monatliche Pauschale und einen festen Betrag je angenommenem Anruf, unabhängig von der Dauer.
• Grundgebühr plus pro Minute: abgerechnet wird die Gesprächszeit, oft im Minutentakt, manchmal mit Mindestdauer je Anruf.
• Pakete: eine Monatspauschale mit einer festen Zahl inklusive Anrufen oder Minuten; was darüber hinausgeht, kostet extra.
• Zuschläge: für Abend-, Wochenend- oder Feiertagszeiten, für Terminvereinbarung, Fremdsprachen oder Durchstellen.

Achten Sie beim Vergleich auf das Kleingedruckte: Was zählt als Anruf – auch Fehlanrufe und Werbeanrufe? Wird die Einrichtung extra berechnet? Gibt es eine Mindestlaufzeit?

Marktspannen zur Orientierung

Die folgenden Spannen beschreiben, was am Markt typischerweise verlangt wird, Stand 2026. Sie stammen nicht von einem bestimmten Anbieter und sind keine Preise von STKom. Konkrete Angebote können deutlich abweichen.

• Grundgebühr: häufig im Bereich von etwa 20 bis 100 € netto pro Monat
• Preis je angenommenem Anruf: etwa 1 bis 3 € netto
• Preis pro Gesprächsminute: etwa 0,80 bis 2 € netto
• Pakete für kleine Betriebe: etwa 50 bis 300 € netto pro Monat, je nach Inklusivvolumen
• Zuschläge für Randzeiten oder Zusatzleistungen: einige Cent bis wenige Euro je Anruf

Ein Rechenbeispiel mit angenommenen Werten: Ein Betrieb leitet 200 Anrufe im Monat weiter. Bei 40 € Grundgebühr und 1,80 € je Anruf ergeben sich 400 € netto im Monat. Bei 500 Anrufen wären es 940 €. Die Kosten wachsen also direkt mit dem Volumen.

Versteckte Kosten und Aufwände

Neben dem Preisblatt gibt es Kosten, die erst im Betrieb auffallen:

• Briefing und Pflege: Der Dienstleister braucht aktuelle Informationen zu Ihren Leistungen, Zuständigkeiten und Abwesenheiten. Das kostet Ihre Zeit.
• Nacharbeit: Notizen kommen als E-Mail und müssen von Ihnen ins CRM oder in den Kalender übertragen werden, sofern keine Anbindung besteht.
• Rückfragen: Wenn wichtige Angaben fehlen, rufen Sie erst nach und dann zurück.
• Rufumleitung: Je nach Anschluss entstehen Gesprächskosten für die Weiterleitung zum Dienstleister.

Vergleich mit einem KI-Telefonassistenten

Ein KI-Telefonassistent übernimmt einen Teil dessen, was ein Telefonservice leistet: Anrufe annehmen, Anliegen erfassen, einfache Fragen beantworten, Termine eintragen. Die Unterschiede liegen im Detail:

• Kostenstruktur: Am Markt wird KI-Telefonie meist pro Gesprächsminute abgerechnet, typischerweise im Bereich von etwa 0,10 bis 0,50 €, dazu Einrichtung und Pflege. Bei hohem Volumen ist das in der Regel günstiger als menschliche Annahme; bei sehr wenigen Anrufen fällt der Unterschied kaum ins Gewicht.
• Verfügbarkeit: Der Assistent nimmt rund um die Uhr an, ohne Zuschläge für Randzeiten.
• Integration: Er kann direkt in Kalender und CRM schreiben; die Nacharbeit sinkt.
• Menschliche Note: Ein Telefonservice reagiert flexibler auf Ungewöhnliches und kann Empathie zeigen. Bei Beschwerden oder sehr individuellen Anliegen ist das ein Vorteil.

Den ausführlichen Vergleich bietet die Seite Telefonservice oder KI-Telefonassistent. Wie sich die Kosten des Assistenten zum Nutzen verhalten, zeigt der Ratgeber KI-Telefonassistent: Kosten und Nutzen.

Für wen sich was eignet

• Wenige Anrufe, sehr persönliches Geschäft: Telefonservice oder gut gepflegte Mailbox.
• Viele wiederkehrende Anrufe, klare Abläufe: KI-Telefonassistent.
• Gemischtes Aufkommen: eigenes Team tagsüber, KI im Überlauf und nach Feierabend, Telefonservice für Sonderfälle.

Bevor Sie Angebote vergleichen, zählen Sie Ihre Anrufe. Ohne realistische Zahl ist jede Preisrechnung Raterei – der Erreichbarkeits-Rechner hilft bei der Einordnung.

Checkliste für den Angebotsvergleich

Wenn Sie Angebote verschiedener Telefonservices einholen, vergleichen Sie diese Punkte nebeneinander:

1. Grundgebühr und Mindestlaufzeit
2. Abrechnung pro Anruf oder pro Minute, Taktung und Mindestdauer
3. Was als Anruf zählt (auch Werbeanrufe, Fehlanrufe, Auflegen vor der Annahme?)
4. Zuschläge für Randzeiten, Wochenenden, Feiertage
5. Kosten für Zusatzleistungen wie Terminvergabe oder Durchstellen
6. Art der Übergabe: E-Mail, SMS, Anbindung an Ihr System
7. Datenschutz: Vertrag zur Auftragsverarbeitung, Speicherort, Löschfristen

Rechnen Sie jedes Angebot mit Ihrer realen Anrufzahl und Gesprächsdauer durch, nicht mit dem Beispiel des Anbieters.